„Nevěděl/a jsem, že to je na mně.“ Věta, která shrnuje víc než 80 % selhání. Možná to znáte. Věci se zadrhnou. Lidé dělají, co si myslí, že je potřeba. Ale bez jasně daných rolí, odpovědností a očekávání, se míjejí. Manažeři pak místo řízení jen hasí požáry. A ředitel? Ten většinou tuší, že firma nešlape, jak by měla, ale neví proč. Chaos může být nepříjemný. Ale nezapomínejme, že bez něj by nevznikl vesmír. Stačí jediné. Dát mu řád.
Schválně se zkuste zamyslet. Kolik činností ve své roli v práci děláte? Když se na to ptáme klientů, jsou většinou skromní. Řadový zaměstnanec přitom běžně vykonává 50–150 různých činností. Přetížený manažer nebo podnikatel 300–500+. A co firma o 100 lidech? Aby mohla doručovat reálnou hodnotu klientům, potřebuje zvládat nějakých 5000–7000+ činností.
Některé z nich se navzájem překrývají nebo na sebe navazují. Jiné jsou zcela samostatné. Časová náročnost je různá. Některé jsou velmi sofistikované a komplexní, další zásadní pro chod firmy, jiné drobné. Všechny dohromady ale ovlivňují výkon, kapacitu, vztahy, spokojenost klientů a směřování firmy.
Kde chybí jasnost, bují chaos
PeopleBoard je sice startup, ale lidé kolem něj nejsou ve svém oboru žádní učedníci. Více než 20 let pomáháme firmám rozvíjet jejich lídry, zaměstnance a týmy. Přitom jsme viděli, kde a proč se rozvoj zadrhává. Někdy proto, že je drahý, jindy se mu brání lidé nebo se opírá o pocity místo dat, a tím pádem necílí opatření přesně tam, kde by byla potřeba.
Pokud lidé přesně nevědí, za jaké činnosti jsou zodpovědní, vzniká chaos. Lidé dělají svou práci na základě ad hoc úkolů a odhadů. Tápou v tom, co se od nich očekává. Nadřízení nejsou spokojeni výstupy, kolegové se na sebe zlobí navzájem, protože nedostávají potřebné podklady nebo kulhá jejich kvalita. Vzniká dobře živené podhoubí frustrace a konfliktů.
Přitom by stačilo, kdyby měl úplně každý ve firmě jasno v těchto základních bodech:
- Jaké skupiny úkolů a jaké činnosti mám dělat.
- Co má být výstup a v jaké minimální kvalitě ho mám dodat.
- S kým si mám práci předávat a jak na sebe navazujeme.
- Co všechno potřebuju pro svou práci umět.
Přehled by neměl chybět ani směrem dolů, tedy od majitele/vedení k jednotlivci. Jak ale z praxe víme, ve většině firem bohužel chybí.
Proč běžný popis pozice nestačí
Popisy pracovních pozic ve firmách často vůbec neexistují. A pokud ano, bývají statické a neaktuální, uloženy někde v šuplíku. Zde jsou 3 hlavní důvody, proč klasické popisy pozic nefungují:
- Nezachycují reálnou praxi. Jsou obecné, nepružné a odtržené od skutečné práce lidí.
- Neumožňují strategická rozhodnutí. Kvůli chybějícím informacím nejsou kvalitním podkladem pro delegaci, reorganizaci nebo rozvoj týmu.
- Nejsou živé a sdílené. Zaměstnanci je nečtou, manažeři je nepoužívají, HR si na ně vzpomene jen při náboru.
Tradiční přístup k řízení lidí je jako kdybyste chtěli řídit letadlo bez palubní desky. Dokud to letí na autopilota, dobrý. Ale když přijde turbulence, zjistíte, že vlastně nevíte, co se děje.
Jak to řeší PeopleBoard
PeopleBoard tvoří most mezi strategií a realitou. Jeho funkce Job Description (JD) je nekonečně praktický nástroj, který mapuje konkrétní činnosti, odpovědnosti a výstupy každé role. V reálném čase. A s přímým dopadem na rozhodování.
Pokud si vyjasníte očekávání do nejmenších detailů, najdete oblasti, které mohou být kritické. Najdete místa, kde dochází ke konfliktům, chybám v procesu nebo třeba k zacyklení.
JD není jen dokument. Je to živá mapa práce. Na jeho tvorbě se podílí jak manažer, tak zaměstnanec. Na první verzi jim stačí dvě hodiny. Výsledkem je přehled, který je možné okamžitě použít pro reorganizaci, plánování hiringu, řízení změn a mnoha dalším rozhodnutím.
Job Description vám vytrhne trn z paty, když:
- Zvažujete zřízení nové pozice ve firmě nebo týmu a potřebujete rychle a co nejpřesněji nahodit, co od toho čekáte a jaký užitek by to mělo generovat.
- Potřebujete překopat rozložení práce v týmu. Přidat, přerozdělit, optimalizovat a neutopit se v tom.
- Odchází zaměstnanec, který postavil pozici na své povaze a vy se děsíte, že se bez něj vše zbortí.
- Chystáte se škálovat, reorganizovat, fúzovat nebo přejít na nový model řízení a výrazně se to propíše do toho, co a jak budou lidé ve firmě dělat.
- Chcete hodnocení a rozvoj opřít o data blízká realitě a současně maximalizovat návratnost investice do rozvoje (ROI).
Rozdíl mezi popisem pracovního místa a funkčním job profilem.
Obecný text plný frází jako „komunikuje, flexibilita“
Používán hlavně pro audity, formality a nábor
Nikdo se k němu nevrací, neaktualizuje se
Manažeři ho vnímají jako zbytečnou byrokracii
Neumožňuje snadné úpravy ani přizpůsobení změnám
Práší se na něj – ztracen v interních složkách
Oddělený od rozvoje lidí, inovací a strategie firmy
Poskytuje jasný přehled o roli
Strukturovaný, přehledný a dynamický
Propojuje jazyk HR a firemních procesů
Snadné přesouvání činností mezi rolemi a lidmi
Rychle vytvořený, flexibilně revidovatelný
Vhodný pro zpětnou vazbu a spolupráci
Užitečný pro nábor a výběr,
onboarding, zpětnou vazbu a rozvoj
Nástroj pro vylaďování organizační struktury
Podklad pro automatizace, změnové projekty
.svg)
Případ z praxe: 500 činností na jedné pozici
Jeden z našich klientů, předseda a člen rodinné rady svěřeneckého fondu, plánoval zásadní reorganizaci. Netušil ale, co všechno se skrývá pod kapotou organizace. Po rozpadnutí do činností v PeopleBoardu zjistil, že jedna klíčová pozice zahrnuje přes 500 činností. Některé byly klíčové, jiné duplicitní, další zbytečné.
Funkční job profil klientovi přinesl podrobný přehled. Podklad pro delegování i rozhodnutí o potřebné senioritě. A úlevu, že chaos jde přeměnit ve strukturu.
Případ z praxe: příběh softwarového architekta na pokraji vyhoření
Architekt ve startupu dělal všechno – až do chvíle, kdy ho přetížení dohnalo ke zdravotním potížím. Pomocí PeopleBoardu jsme rychle zmapovali jeho roli, odstranili zbytečné činnosti a jasně určili, co má opravdu dělat.
Výsledkem bylo snížení přetížení o 40 %, rychlejší vývoj a větší přehlednost.
Rychlé shrnutí pro zaneprázdněné
- Nejasně definované role jsou tichý zabiják výkonnosti.
- Tradiční popisy pozic nefungují, protože nejsou přehledné, aktuální ani sdílené.
- PeopleBoard.ai přináší nejužitečnější job description na trhu, který ocení všichni, kdo chtějí řídit firmu na základě reality, ne dojmů.
Časté námitky. Zní vám povědomě?
„Musím to dělat sám?“
Nemusíte. Ale měli byste vědět, co vaše klíčové role obsahují. JD vám poskytne přehled, bez kterého nemůžete efektivně řídit.
„Není to zbytečně podrobné?“
Jasně definovaná role není o přehnaném mikromanagementu. Jde o to, abyste měli jasno v tom, co firma reálně potřebuje. Do detailu jdete jen tam, kde to má dopad.
Zajímá vás, jak by moderní job description mohl vypadat u vás?
Domluvte si ukázku PeopleBoardu zdarma a proberte s naším expertem, co vám platforma může nabídnout.
.svg)
Pokračujte dál…
- Ještě více o popisu pracovních rolí: https://en.wikipedia.org/wiki/Job_description
- Zajímavosti ze světa data-driven HR: https://www.linkedin.com/company/peopleboard
Poslat e-mailem
.jpg)
.jpg)
%20Big.svg)